Quelles sont les obligations de l’assemblée générale d’une ASBL ?

L’assemblée générale d’une ASBL doit se réunir au moins une fois par an, mais il se peut que les statuts requièrent plusieurs réunions.

Afin de prendre des décisions valables durant la réunion, il vaut mieux tenir compte de quelques règles de base.

Qui siège à l’assemblée générale ?

L’assemblée générale est composée de tous les membres de l’ASBL. Les statuts de l’ASBL déterminent qui peut devenir membre et comment le faire.

Tous les membres de l’ASBL (et donc de l’assemblée générale) doivent être inscrits dans le registre des membres interne. Les nouveaux membres ou les membres qui mettent fin à leur adhésion doivent être ajoutés ou supprimés du registre dans les huit jours. Ce registre des membres est conservé au siège social et peut être consulté par les membres.

Vous ne pouvez jamais devenir automatiquement membre d’une assemblée générale. Il est donc incorrect de dire que tout volontaire peut devenir membre. Les mineurs ne peuvent pas non plus faire partie d’une assemblée générale, sauf si leurs parents donnent leur accord.

La loi autorise l’administration de l’ASBL à accepter de nouveaux membres, mais certaines ASBL décident que l’acceptation de nouveaux membres relève de la responsabilité de l’assemblée générale.

Les administrateurs ne doivent pas être membres de l’ASBL, mais ils n’ont dans ce cas aucune voix au sein de l’assemblée générale. Ils peuvent cependant être présents et défendre leurs activités administratives.

Peut-on réunir une assemblée générale en ligne ?

La loi vous autorise à réunir une assemblée générale en ligne, même si cela n’est pas prévu dans les statuts de votre ASBL. C’est à l’administration de décider si cela est possible.

Vous pouvez également laisser les membres voter à l’avance, mais uniquement si une procédure est prévue à cet effet dans les statuts.

Comment inviter les membres à l’assemblée générale et comment déterminer l’ordre du jour ?

Vous devez inviter tous les membres au moins quinze jours calendrier avant l’assemblée générale. Le même délai est valable lors d’une éventuelle seconde assemblée générale ; dans le cas où trop peu de gens étaient présents à la première pour pouvoir voter. Vous pouvez envoyer l’invitation aussi bien par voie électronique que par voir postale.

Sur l’invitation, vous devez toujours mentionner l’ordre du jour de la réunion. À cet ordre du jour, les membres peuvent ensuite ajouter des sujets à débattre.

Plus aucun sujet ne peut être ajouté le jour même. Ceci est uniquement possible si tous les membres sont présents à la réunion et si tous les membres approuvent le sujet supplémentaire.

Combien de membres doivent être présents à l’assemblée générale pour que le vote soit valable ?

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Lors d’une assemblée générale ordinaire, aucun nombre spécifique de membres présents n’est requis, sauf mention contraire dans les statuts.

Si vous souhaitez modifier les statuts ou exclure un membre effectif, on parle alors d’une assemblée générale extraordinaire. Dans ce cas, deux tiers des membres doivent être représentés.

Comment se déroule le vote lors d’une assemblée générale ?

Assemblée générale ordinaire

Lors d’une assemblée générale ordinaire, le vote se déroule comme suit :

• Tous les membres présents ou représentés par procuration ont une voix égale.
• Pour toutes les décisions, une simple majorité des votes émis suffit, sauf mention contraire dans les statuts. Lors du dépouillement des votes, les abstentions et les votes nuls ne sont pas comptés.
• Le vote a lieu si chaque membre exprime son opinion, lève la main ou, si au moins un tiers des membres le demande, vote à bulletin secret. Les nominations sont une exception, car elles ont toujours lieu avec un vote à bulletin secret.

Lorsque les votes pour et contre sont à égalité, il existe deux possibilités : soit la proposition est rejetée, soit le vote du président est déterminant.

Assemblée générale extraordinaire

Lors d’une assemblée générale extraordinaire, le vote se déroule comme suit :

• Lors d’une modification des statuts ou de l’exclusion d’un membre, au moins deux tiers des membres représentés doivent voter en faveur de cette décision.
• Lors d’une modification de l’objectif ou de la dissolution de l’ASBL, au moins quatre cinquièmes des membres représentés doivent voter en faveur de cette décision.

Ici aussi, les abstentions et les votes nuls ne sont pas comptés.

Comment fonctionnent les procurations ?

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En tant que membre de l’assemblée générale, vous pouvez toujours être représenté par procuration. Cela signifie concrètement que vous transmettez votre vision et votre vote à une autre personne, qui pourra alors les partager avec les autres membres présents. Votre vote joue ainsi un rôle dans la décision finale.

Afin d’éviter les conflits, il est conseillé de mettre une procuration par écrit.

Comment une ASBL dévoile-t-elle ses décisions ?

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Il doit être mentionné, dans les statuts, l’endroit où les décisions peuvent être consultées. Il peut s’agir, par exemple, d’une publication dans une newsletter interne, d’une publication sur un site web (protégé) en ligne ou d’une inclusion de la décision dans le compte-rendu de l’assemblée générale qui peut être consulté au secrétariat.

Existe-t-il d’autres formalités ?

• Vous devez établir un compte-rendu de chaque assemblée générale et y annexer une liste des décisions.
• Rendez ce compte-rendu consultable au siège social de votre initiative.
• Faites signer chaque compte-rendu par le président de l’ASBL.
• Rapportez éventuellement les décisions dans les autres canaux de communications de votre association (newsletter, site web, etc.).