Registre UBO
Comme toute autre entreprise, toute ASBL doit également tenir un registre UBO.
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Ci-dessous, nous passons en revue toutes les étapes nécessaires à la création d’une ASBL.
Vous devez être au minimum deux pour créer une ASBL. Un mineur ne peut être co-fondateur qu’avec la co-signature de l’un de ses parents.
Les fondateurs sont les premiers membres de l’ASBL. Les personnes physiques comme les personnes morales peuvent devenir membres d’une ASBL.
La création de l’association est rendue officielle par le biais d’un acte. Dans la plupart des cas, cet acte stipule ce qui suit : « à la date x, les personnes suivantes (énumération des fondateurs) ont décidé de créer une ASBL dont les statuts stipulent ce qui suit ».
L’acte constitutif peut être établi « directement » (sans intervention d’un notaire) et doit être émis en 2 exemplaires originaux au minimum. Lors d’un apport de biens immobiliers dans l’ASBL, l’acte ne peut plus être établi « directement », et un notaire doit le rédiger.
Les statuts font partie de l’acte constitutif. Les statuts sont la « base légale » de votre ASBL. Ils suivent certaines règles légales, qui vous proposent parfois plusieurs choix, avec des obligations que vous pouvez durcir et des droits que vous pouvez étendre, ainsi que d’éventuelles règles internes supplémentaires propres à votre ASBL.
Les statuts doivent contenir certaines données obligatoires :
Astuce ! Dans la base de données de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), vous pouvez retrouver les statuts de toutes les ASBL existantes, ce qui est pratique si vous voulez comparer la manière dont d’autres ASBL ont rédigé leurs statuts.
L’élément le plus important dans les statuts est la description du but non lucratif de l’association. En effet, les ressources de l’ASBL peuvent uniquement être utilisées aux fins pour lesquelles l’ASBL a été créée. Il convient donc de s’assurer que le but non lucratif n’est pas trop spécifique : il doit être adapté au mieux à ce que vous voulez faire avec l’ASBL.
Dans le prolongement de la création de l’ASBL, les membres fondateurs se réunissent et nomment les administrateurs. Il doit y avoir au moins 3 administrateurs, sauf s’il n’y a que 2 membres, auquel cas seuls 2 administrateurs sont requis.
Dans l’arrêté de nomination, vous devez mentionner les informations suivantes concernant les administrateurs : prénom, nom de famille, adresse et numéro de registre national.
Vous devez soumettre l’acte constitutif, l’arrêté de nomination et le formulaire I dans le mois, soit en version papier au greffe du tribunal de l’entreprise, soit en version électronique via e-greffe.
Voici un aperçu de tout ce dont vous avez besoin :
Le registre des membres, qui offre un aperçu des personnes siégeant à l’assemblée générale, ne doit pas être soumis au greffe, mais doit obligatoirement être conservé à l’adresse de l’ASBL. Si des membres sont ajoutés ou supprimés, l’administration doit mettre à jour la liste des membres dans les 8 jours.
Le greffier vérifiera, lors de la soumission du dossier, si toutes les pièces sont correctes et complètes. Si vos statuts sont approuvés, l’ASBL sera inscrite au registre des personnes morales de la Banque-Carrefour des Entreprises. Un numéro d’entreprise est alors attribué à votre ASBL.
Le greffier s’assurera également que les éléments nécessaires sont publiés au Moniteur belge.
Après la soumission du dossier, vous recevez votre propre exemplaire des statuts. Grâce à ce document, vous pouvez vous rendre à la banque afin d’ouvrir un compte bancaire pour l’ASBL.
Si votre ASBL exerce des activités qui relèvent de la TVA, telles que la vente de marchandises, vous devez également tenir compte de l’assujettissement à la TVA. Lors de la création d’une ASBL, vous devez soumettre le formulaire 604A au plus tard deux jours après l’inscription de votre entreprise à la BCE. Vous pouvez le faire vous-même en ligne via MyMinfin ou vous adresser à un guichet d’entreprise reconnu.
L’administration TVA déterminera ensuite si le numéro d’entreprise doit être activé pour le système de la TVA. Si l’estimation du chiffre d’affaires annuel de l’ASBL est inférieure à 25 000 €, vous pouvez demander une exonération sur la base du régime de la franchise pour les petites entreprises. Cette exonération n’est pas accordée automatiquement ! Vous trouverez plus d’informations au sujet de la TVA ici.
